Anwendungsfall | ANWALTSKANZLEI

Ausgangssituation


In einer alteingesessenen Anwaltskanzlei arbeiten acht Anwälte und fünf angestellte Fachkräfte. Die genutzten Rechner und Systeme sind veraltet. Sie sind langsam geworden, laut und erlauben es nicht, aktuelle Technologien zu nutzen.

 

Es liegen bereits Angebote verschiedener Berater und Systemhäuser vor, die unterschiedlichste Lösungen anpreisen.

 

Die Partner haben kein klares Bild – weder darüber, ob und welche der Innovationen sinnvoll und kompatibel mit dem bestehenden System sind, noch darüber, in welcher Höhe die vorgeschlagenen Investitionen sinnvoll sind.

 

Auf der Suche nach einer unabhängigen Auswertung der vorgeschlagenen Lösungen formulieren die Partner folgende Anforderungen: 

 

  1. Eine Lösung muss die Anforderungen der aktuell genutzten Kanzleisoftware berücksichtigen.
  2. Die mobile Nutzung von PIM*, Dokumenten und Kanzleidaten auf Notebooks und Smartphones soll endlich möglich werden.
  3. E-Mail und PIM sollen mit der Kanzleisoftware zusammenarbeiten.
  4. Innovationen sollen dazu beitragen, dass Arbeitsabläufe, Flexibilität und Reaktionszeiten in der Kanzlei verbessert werden. 
  5. Die Übersicht und Sicherheit der EDV insgesamt soll sich ebenfalls verbessern.

 

Schritte mit REMIND-IT


In einer Erstberatung geht es um einen Informationsaustausch über bestehende Systeme und IT-Partner, Eigenleistungen des Kunden, Anforderungen und das Budget. Für weitere Schritte benennt die Kanzlei einen festen IT‑Ansprechpartner.

 

In der folgenden Analyse erfasst REMIND-IT zusammen mit dem IT-Ansprechpartner die aktuelle Anwendungsnutzung, bestehende Probleme, aktuelle Systeme und die Organisation der EDV‑Vorgänge. Zusammen formulieren sie die Anforderungen und optimieren die bisherige Ablage.

 

REMIND‑IT startet eine Recherche nach geeigneten IT-Partnern und nimmt Kontakt auf. Der Kunde selbst bleibt in diesem Stadium anonym. REMIND-IT präsentiert der Kanzlei eine Auswahl passender Firmen und steht der Kanzlei bei den folgenden Vertragsverhandlungen beratend zur Seite.

 

Die Kanzlei vereinbart Maßnahmen, Wartung und Erreichbarkeit direkt mit dem IT-Partner.

 

REMIND-IT steuert und überwacht gemeinsam mit dem kanzleiinternen IT-Ansprechpartner die Umsetzung, Inbetriebnahme und Dokumentation. In den folgenden Monaten überprüft REMIND‑IT die Sicherheit und Qualität der Leistungen und steht bei Bedarf beratend zur Seite.

 

Ergebnisse nach den Maßnahmen


  • Alle Anforderungen konnten erfüllt und offene Fragen beantwortet werden.
  • Die neuen Geräte sind gut und aktuell. Alle Beteiligten haben auch mobil Zugriff auf ihre Daten.
  • Eine zentrale Organisation der EDV mit Ablage, Dokumentation,     Kalender, regelmäßigen  Aufgaben und einem verabschiedeten Budget ist eingeführt.
  • Der kanzleiinterne Ansprechpartner für IT-Aufgaben und Fragen ist eingearbeitet.
  • Ein neuer, kompetenter IT-Partner steht zuverlässig zur Verfügung.

 

*PIM: Personal Information Management, dazu zählen u. a. Kalender, Adressbuch, Aufgaben und indirekt auch E-Mail.

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